wtorek, 14 kwietnia 2009

Narzędzia efektywnego zarządzania mniejszymi projektami

Tytuł tego postu to jednocześnie tytuł mojego wystąpienia na seminarium PMI we Wrocławiu 24 marca. Poniższą treść można traktować jako handout tej krótkiej prezentacji.

Na początek zdefiniujmy sobie co to jest ten “mniejszy projekt”. Metodą Alberta Einsteina mniejszy projekt to dla mnie projekt, dla zarządzania którym użycie MS Project jest zbyt skomplikowane / powoduje zbyt duży narzut zarządczy. W organizacjach takich jak je znam jest realizowanych wiele, bardzo wiele projektów, z których znacząca część to projekty małe. Ot choćby zmiana jednej czy drugiej procedury obsługi klienta, zorganizowanie spotkania dla klientów czy też wydanie nowej wersji katalogu firmowego. Tego typu aktywności często charakteryzują się wszystkimi cechami projektu, z tą właściwością, że ich złożoność jest o kilka rzędów wielkości mniejsza od złożoności projektu budowy nowego biurowca czy stworzenia systemu informatycznego. W związku z tym narzędzia informatyczne konstruowane z myślą o zarządzaniu projektami wielkości budowy biurowca nie mogą być wykorzystywane w sposób efektywny do tych mniejszych projektów. Głównie ze względu na swoje skomplikowanie, które powoduje, że narzut czynności zarządczych, które trzeba wykonać jest nieproporcjonalny do wielkości projektu.

Dla takich mniejszych projektów efektywne narzędzia wspierające zarządzanie nimi powinny być też mniejsze i zdecydowanie inaczej konstruowane. Na czym powinny się skupiać? Według PMI, i jest to niewątpliwie prawda, znacząca większość czasu pracy kierownika projektu jest poświęcona na komunikowanie się. W tym w szczególności na komunikowanie się z zespołem projektowym na temat poszczególnych zadań, ich statusów oraz postępu prac. W związku z tym jeżeli mówimy o efektywnym zarządzaniu projektami to podstawową funkcją, którą muszą wspierać narzędzia jest komunikacja.

Takimi właśnie narzędziami są pojawiające się ostatnimi czasy platformy internetowe oparte o technologi szumnie nazywane Web 2.0. Wiele z tych narzędzi było wręcz pisane jako nie-MS Project z nastawieniem na obsługę projektów mniejszych. Co ciekawe znacząca większość tych narzędzi kładzie nacisk właśnie na aspekty komunikacji w zespole i stara się rozwiązać ten problem poprzez udostępnienie wspólnej dla wszystkich interesariuszy platformy komunikacyjnej. Narzędzia te mają ze sobą wiele wspólnego. Do wspólnych cech zaliczyć należy przede wszystkim (oprócz dostępu przez internet z dowolnego miejsca na świecie a często także z dowolnego urządzenia mobilnego) nastawienie na maksymalne uproszczenie funkcjonalności i uczynienie doświadczenia użytkownika z pracy z narzędziem jak najbardziej pozytywnym. Poza tym, twórcy tych narzędzi garściami czerpią ze Steva Jobsa i zazwyczaj umieszczają w nich tylko i wyłącznie niezbędne funkcje, co czyni te narzędzia prostymi i efektywnymi w użyciu. Przykładowymi, choć istnieje o wiele więcej, narzędziami tego typu są BaseCamp i ActiveCollab.

Narzędzia te zbudowane są wokół koncepcji realizacji projektu poprzez osiąganie kolejnych kamieniu milowych, które to znowu są osiągane poprzez realizację zestawów zadań. Choć różni się to w szczegółach pomiędzy narzędziami to większość z nich pozwala na zdefiniowanie dla projektu dat osiągnięcia kamieni milowych. Następnie dla danych kamieni tworzy się listy zadań, przypisując odpowiedzialności do członków zespołów. Realizacja zadań jest wspomagana poprzez udostępnienie miejsca na dyskusje (coś w rodzaju forów internetowych), przechowywanie plików oraz inne dodatki zależne od konkretnego narzędzia. Śledzenie postępu przez kierownika odbywa się poprzez skondensowane dashboard’y prezentujące na jednym ekranie przeglądarki stan tego co dzieje się w projekcie. Jest to zwykle bardzo ciekawie zorganizowane, bo pokazuje stan komunikacji (co, kto, kiedy powiedział/wysłał/zaraportował) a nie jakiś wyimaginowany procentowy stan zaawansowania pracy. Takie podejście powoduje umieszczenie w jednym miejscu wszystkich informacji z realizacji projektu a także bardzo dobry pogląd na to, co się z tym projektem od strony wymiany tejże informacji dzieje.

Narzędzia te oczywiście mają także wady. Zaliczyć należy do nich głównie fakt, że czasami, zwłaszcza w sytuacjach kiedy bardzo zależy nam na czasie, mimo wszystkich uproszczeń ich użycie jest zbyt skomplikowane. Głownie dlatego, że mimo najnowszej technologii powiedzenie czegoś w bezpośredniej rozmowie jest nadal najbardziej efektywną formą komunikacji i nigdy chyba nie dorobimy się innej równie efektywnej. Drugą dużą wadą jest dla mnie to, że mimo wprowadzenia centralnego miejsca przechowywania informacji większość z tych narzędzi nie zapewnia kontroli wersji notatek, które tam się znajdują. To znaczy, że jeżeli ktoś wprowadzi jakąś informację to później można ją edytować i nie pozostawia to żadnego śladu. Takie zachowanie może wprowadzić szybko chaos komunikacyjny, zwłaszcza jeżeli osoby nie pracują w tej samej lokacji fizycznej. Kolejną wadą, czy też w tym przypadku raczej cechą, jest to że trzeba być bardzo świadomym wybierając to a nie inne narzędzie. Nie do każdego projektu one się nadają i realizacja nie każdego może być aż tak uproszczona. Ze względu na brak możliwości wymuszania sekwencji wykonywania zadań bardzo duża część projektów nie będzie mogła być efektywnie zarządzana.

Na koniec wypada tylko dodać, że jest to kolejna klasa narzędzi, którą warto znać. I używać wtedy i tylko wtedy kiedy ma to sens i jest właściwe dla danej sytuacji. Zdrowy rozsądek musi w pracy kierownika projektów odgrywać rolę pierwszoplanową.

4 komentarze:

Marcin Niebudek pisze...

No trochę to wszystko za ogólne ;-) "Jak się ma mniejszy projekt to sie używa prostszych narzędzi"...

Zatytułowałeś post "Narzędzia efektywnego zarządzania" - no to jakich używasz? Dlaczego właśnie tych? Co powoduje, że ich używnie Twoim zdaniem podnosi efektywność zarządzania?

Wymieniłeś dwa, ale nie wynika z tego posta, czy ich używasz czy nie, a już wogóle dlaczego ich używasz?

Pozdrowienia,
Marcin

Szymon Włochowicz pisze...

:-)

Tak używam. Jakich? Nieważne - nie chcę swoim nazwiskiem firmować konkretnego rozwiązania. Tego typu rozwiązań używają też moi klienci.

Celem wystąpienia nie było przekonanie do jakiegokolwiek narzędzia, tylko pokazanie opcji.

Dziękuję za komentarz i pozdrawiam serdecznie,
Szymon

Maciej pisze...

Bardzo interesujący post. Zgadzam się, iż używanie skomplikowanych narzędzi jest nieopłacalne. Należy się tylko zastanowić, czy nie można tego samego narzędzia użyć skrótowo, w ograniczonej formie. Sam korzystam z tego samego narzędzia w bardziej i mniej skomplikowanych projektach. Należy wybrać to, co jest kluczowe dla projektu i korzystać tylko z tych opcji/widoków/list. Dla przykładu w prostym projekcie, jak zorganizowanie wyjazdu na konferencję czy szkolenie nie ma sensu korzystania z grup zadań itd. Ale ciągle potrzebujemy harmonogramu, kosztów, zagrożeń i może zagadnień.
Reasumując dla mnie rozwiązaniem jest korzystanie z tego samego narzędzia, lecz w inny, uproszczony sposób.

Jaskiniowiec pisze...

Muszę się zgodzić z Marcinem. Trochę zbyt ogólnie to napisałeś. Trafiłem tu z google'a chcąc usłyszeć opinię "używałem tego i tego, ma takie plusy, takie minusy, sprawdza się w tym /nie sprawdza w tym, polecam/nie polecam, klient używa tego/tamtego, jego opinia jest taka/siaka".
Tak więc fajnie, że masz szerokie doświadczenie w tym temacie, ale zupełnie nie przełożyło się to na wartośc informacyjną dla osoby niezorientowanej w takich narzędziach, która chciałaby usłyszeć od praktyka jakieś konkretne "sugestie i referencje".