sobota, 26 listopada 2011

Poprawianie sprawności operacyjnej

Dzisiaj będzie z trochę innej perspektywy niż zwykle. Wyobraźmy sobie taki przypadek:
Jest sobie firma, w której wszelkie zmiany wprowadzane są dzięki projektom. Firma  wprowadza zmiany zarówno do swojej oferty, produktu jak i działania poprzez uruchamianie i realizowanie projektów. Firma ma jednak podwójny problem. Po pierwsze same projekty na warstwie operacyjnej nie są doskonałe. Zwykle kończą się dostarczeniem zakresu w zakładanym budżecie, ale gorzej bywa z czasem a jeszcze gorzej z jakością procesową (zgodności z procedurami, wymiana informacji, raportowanie, itp.). Drugim problemem firmy jest to, że wdrażanie kolejnych projektów nie przekłada się na wskaźniki biznesowe firmy. Mimo wysiłków, inwestycji w projekty, zakańczania projektów i wprowadzania zmian wskaźniki biznesowe albo pozostają na tym samym poziomie (a przecież gospodarka się rozwija) albo wręcz spadają.
Pytanie: czy opisanej wyżej sytuacji warto pracować nad poprawą efektywności procesów zarządzania projektami?

TAK - patrząc się przez pryzmat efektywności operacyjnej. Przecież jest dużo do zrobienia, zwłaszcza na warstwie proceduralnej. To może przełożyć się na polepszenie efektywności rozumianej jako zakańczanie projektów na czas, czyli innymi słowy szybsze zakańczanie projektów. Dodatkowo poprawa jakości procesowej poprzez standaryzację zwykle dobrze wpływa na efektywność operacyjną.

NIE - patrząc się przez pryzmat teorii ograniczeń na całość organizacji to na daną chwilę efektywność organizacyjna nie jest ograniczeniem systemu. System, jakim jest ta firma, nie służy do tego, aby sprawnie realizować projekty, tylko do tego, aby sprawnie zarabiać pieniądze. Z dostępnych informacji wynika natomiast, że problemem nie jest operacyjne działanie, tylko fakt, że projekty nie przynoszą spodziewanych rezultatów biznesowych. Dlatego aby osiągnąć cel, czyli poprawić zdolność organizacji do zarabiania pieniędzy, należy zająć się stroną biznesową projektów a nie operacyjną. Zajmowanie się stroną operacyjną nie jest w tej sytuacji potrzebne, bo nie wpływa na ograniczenie. Takie podejście jednak zupełnie nie bierze pod uwagę ludzkiej strony organizacji - co zrobić jeżeli przyjdzie ktoś z super pomysłem jak usprawnić część operacyjną? Powiedzieć mu wprost: nie, nie potrzebujemy usprawnień? Jaki to ma wpływ na motywację?

TAK - warto poprawić efektywność operacyjną, bo przez to uwolnimy zasoby do prac nad ważniejszymi rzeczami. Być może jest tak, że duża część zasobów firmy jest tak pochłonięta bieżącymi ("pilnymi") sprawami i walką z teraźniejszością, że po prostu nie ma czasu zaprząc uwagi do prac strategicznych i zobaczenia szerszej perspektywy. Dopiero poprawienie sprawności operacyjnej sprawi, że znajdzie się czas na ważne rzeczy. W tym podejściu ukryte jest założenie, że te same osoby mogą rozwiązać problemy operacyjne jak i strategiczne. Jeżeli nad oboma zagadnieniami miałyby pracować inne osoby, to takie podejście nic nie da.

NIE - jeżeli niektóre z projektów przynoszą efekty odwrotne do zamierzonych (wskaźniki biznesowe spadają) to poprawiając sprawność operacyjną tylko przyspieszymy tempo tego spadania, bo szybciej będziemy wdrażać projekty, które mają negatywne skutki. Dlatego nie ma sensu zwiększać efektywności zanim nie upewnimy się, że efekty będą pozytywnie wpływały na organizację. Z drugiej strony posiadanie sprawnej organizacji operacyjnej umożliwi bardzo szybkie osiągnięcie wyników w momencie kiedy część strategiczna zostanie naprawiona.

Co więc zrobić? Prawdopodobnie ilu ekspertów, tyle możliwych odpowiedzi na zadane pytanie. Dużo zależy od kontekstu konkretnej organizacji i tego, jak szeroko się ją analizuje. Moim zdaniem w takiej sytuacji należałoby najpierw uzdrowić sytuację strategiczno/biznesową, nie hamując (ani nie wzbudzając) jednak inicjatyw poprawy operacyjnej. Dopiero po uzdrowieniu sytuacji strategicznej sprawdzić czym zająć się w drugiej kolejności. Być może będzie to zarządzanie projektami, a być może coś zupełnie innego, co okaże się dopiero po zakończeniu działań strategicznych.

Brak komentarzy: